FLUJOGRAMAS
¿que es un flujograma?
¿para que sirve un flujograma?
como se aplica un flujograma
simbologias del flujogramas
Los
diagramas de flujo o flujogramas son representaciones gráficas que emplean
elementos geométricos para representar secuencias de un proceso, de igual modo
permiten describir la secuencia y su interacción de las distintas etapas de un
procedimiento.
Estos
diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los
pasos de alguna actividad dentro de una organización, y representan el flujo de
ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de
proceso.
Las
trabajadores o personas que no están directamente involucradas en los procesos
de realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los
mismos, que pocas veces coinciden con la realidad, para ello es imprescindible
la utilización del diagrama de flujo, la cual es una actividad que agrega
valor, pues el proceso que representa está ahora disponible para ser analizado,
no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes
interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.
IMPORTANCIA DE LOS FLUJOGRAMAS.
Son de suma
importancia en las organizaciones grandes o pequeñas ya que ayudan a designar
cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este; el
diagrama de flujo como su nombre lo indica representa el flujo de información de
un procedimiento.
En la
actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las
empresas o departamentos (áreas) como uno de los principales instrumentos en la
realización de cualquier método o sistema.
LÍNEAS DE FLUJOGRAMA.
Todo flujograma
contendrá una línea principal y una línea secundaria.
ü Línea principal: Determina la dirección hacia el
suceso previsto como objetivo
ü del proceso (aquella que da sentido al mismo, aun
cuando no se corresponda con la más repetida o habitual)
ü Líneas secundarias: Representan los desenlaces del
proceso que no se
ü corresponden con el suceso previsto como objetivo del
mismo y que en consecuencia
ü constituyen incidencias del proceso.
· Direcciones ordinarias: Principal --> Arriba -
abajo
· Secundaria--> Izquierda - derecha.
· Bucle: Un retorno, una línea secundaria que produce un
regreso a un momento
anterior del
proceso. El retorno del bucle debe desembocar en un línea nunca
directamente
en un símbolo.
Indican el
tipo de actividad, tarea o disyuntiva de la que se trata; no obstante dentro de
cada símbolo se incluirá una escueta leyenda que exprese la concreción de tal
tarea, actividad o disyuntiva.
VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
· Ayuda a
comprender un proceso o varios simultáneamente a través de un dibujo
representado por figuras geométricas.
· Permiten
identificar con mayor facilidad los problemas y las oportunidades de mejora en
cada uno de los procesos representados
· Son una
excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que
desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
DESVENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS
· Diagramas
complejos y detallados suelen ser laboriosos en su planteamiento y diseño.
· Acciones a
seguir tras la salida de un símbolo de decisión, pueden ser difíciles de seguir
si existen diferentes caminos .
· No existen
normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujo que permitan incluir
todos los detalles que el usuario desee introducir.
Características de los Flujo
gramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
· Sintética: La representación que se haga de un sistema o un
proceso deberá quedar resumido Los diagramas extensivos dificultan su
comprensión y asimilación
· Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los
diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones
excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
· De forma visible a un sistema o un proceso: Los
diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin
necesidad de leer notas extensas
Características Según Chiavenato, Idalberto. Año
1.993:
Permitir al
analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.
Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.
Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.
Características Según Gómez Rondón, Francisco. Año
1.995:
De uso,
permite facilitar su empleo.
De destino, permite la correcta identificación de actividades.
De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.
De destino, permite la correcta identificación de actividades.
De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.
Tipos de Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Según su forma:
Formato
Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia
abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de
las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato Panorámico: El proceso entero está
representado en una sola carta. Registra no solo en línea vertical, sino
también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de
un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
Formato Arquitectónico: Describe el
itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del
área de trabajo..
Por su propósito:
De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas
o ninguna descripción de las operaciones. Las formas pueden representarse por
símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se
usa el formato horizontal.
De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo
representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o
labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que
las ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o
mental. Se usa el formato vertical.
De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de
adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de
procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida.
Se usa el formato vertical.
Analítico (¿para qué se hace?): analiza para qué sirve cada una
de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante
consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación
complementaria. Se usa formato vertical.
De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es
importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico.
Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de
las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar
labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).Se
usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios
puestos o departamentos.
SEGÚN CHIAVENATO, IDALBERTO. Año 1.993:
Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo
Diagrama de flujo vertical: También
denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen
columnas verticales y líneas horizontales. En la columnas verticales están los
símbolos o convencionales ( de operación, transporte, control, espera y archivo),
los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la
ejecución y le tiempo invertido.
El diagrama de flujo vertical destaca la
secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o
procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar
el trabajo.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las
personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento.
Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas
Diagrama de flujo de bloques: Es un
diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de
bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una
simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe
a líneas y columnas preestablecidos en el gráfico.
Los analistas
de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es
decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado,
etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
Por su presentación:
De bloque: Se representan en términos generales con el objeto
de destacar determinados aspectos.
De detalle: Plasman las actividades en su más detallada
expresión.
Por su formato:
De formato
vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de
derecha a izquierda
De formato horizontal: En el que la
secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente
De formato tabular: También conocido como de
formato columnar o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo
total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
De formato arquitectónico: Muestra el
movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las
operaciones a través del espacio donde se realizan
Por su propósito:
De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con
poca o ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de
operaciones.
De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así
como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.
De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que
las realiza y la manera de hacerlas.
Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y
cómo hacer cada operación, sino para qué sirven.
De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o
una persona.
Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.
De ilustraciones y texto: Ilustra el
manejo de la información con textos y dibujos.
Asistido por computadora: El flujo de
información se hace con recursos de software.
Elaboración de Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Convención
para trazar los diagramas:
La información para identificar cada diagrama
debe ser la siguiente:
· Nombre del
proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
· Nombre del
departamento o los departamentos involucrados.
· Nombre de la
persona que preparó el diagrama.
· Número de
personas o puestos involucrados.
· Número de
pasos.
Según Gómez
Rondón, Francisco. Año 1.995:
Recomendaciones para el uso y aplicación de los
flujogramas
La redacción
del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas
Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.
El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.
El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo.
Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.
El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.
El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo.
Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
Realizarlas al
principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.
Normas de trabajo
Un diagrama de
flujo presenta generalmente un único punto de inicio y un único punto de
cierre, aunque puede tener más, siempre que cumpla con la lógica requerida.
Las siguientes
son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
· Identificar
las ideas principales al ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar
presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del
proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, así como
las terceras partes interesadas.
· Definir qué se
espera obtener del diagrama de flujo.
· Identificar
quién lo empleará y cómo.
· Establecer el
nivel de detalle requerido.
· Determinar los
límites del proceso a describir.
Los pasos a
seguir para construir el diagrama de flujo son:
· Establecer el
alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el
final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo
y el final la entrada al proceso siguiente.
· Identificar y
listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el
proceso a describir y su orden cronológico.
· Si el nivel de
detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
· Identificar y
listar los puntos de decisión.
· Construir el
diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes
símbolos.
· Asignar un
título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el
proceso elegido.
SIMBOLOGIA Y SIGNIFICADO
· Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el
almacenamiento del documento).
Cursograma
Se trata de la más común y práctica entre todas las
clases de diagramas de flujo. Describe el flujo de información en un ente u
organización, sus procesos, sistemas administrativos y de control. Permite la
impresión visual de los procedimientos y una clara y lógica interpretación.
Simbología
y normas del cursograma
·
Círculo: Procedimiento estandarizado.
·
Cuadrado: Proceso de control.
·
Línea
continua: Flujo
de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito.
·
Línea
interrumpida: Flujo
de información vía formulario digital.
·
Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafíca con un
doble de ancho que su altura.
·
Rectángulo
Pequeño: Valor o
medio de pago (cheque, pagaré, etc.). Se grafíca con un cuádruple de ancho que
su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.
·
Triángulo
(base inferior): Archivo
definitivo.
·
Triángulo
Invertido (base superior): Archivo
Transitorio.
·
Semióvalo: Demora.
·
Rombo: División entre opciones.
·
Trapezoide: Carga de datos al sistema.
·
Elipsoide: Acceso por pantalla.
·
Hexágono: Proceso no representado.
·
Pentágono: Conector.
·
Cruz de
Diagonales:
Destrucción de Formularios.
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